皆さん、「GAS（ガス）」という言葉を聞いたことはありますか？

もちろん、「都市ガス」などの「ガス」ではありません……。

今回ご紹介するGASとは、Google Apps Script（グーグル アップス スクリプト）の略称です。

GoogleスプレッドシートやGmailなどを仕事で利用していると、

「毎回同じ作業をするのが面倒……」
「スプレッドシートへの入力や集計を自動化できないかな？」
「決まった時間にメールを自動送信したい」

と思うこともあるのではないでしょうか。

そのようなときに活用できるのが、Google Apps Scriptです。

Google Apps Scriptを利用すると、GoogleスプレッドシートやGmail、Googleカレンダー、GoogleドライブなどのGoogleサービスを連携させたり、繰り返し行っている作業を自動化したりすることができます。*1

そこで今回は、

・Google Apps Script（GAS）とは何か
・GASを使って何ができるのか
・GASのメリットや注意点
・GASの基本的な使い方

について、初心者の方にも分かりやすく解説します。

後半では、実際に「Hello World!」を表示する簡単なプログラムも作成してみます。

「GASって聞いたことはあるけど、使ったことはない」という方も、ぜひ一緒に試してみてください。

*1 出典：Google for Developers「Apps Script Reference overview」
https://developers.google.com/apps-script/reference

Google Apps Script（GAS）とは、Googleが提供しているJavaScriptベースのスクリプトプラットフォームです。

GoogleスプレッドシートやGmail、Googleカレンダー、Googleドライブなど、さまざまなGoogleサービスと連携して処理を実行できます。*1

たとえば、Googleスプレッドシートを使って毎日同じような集計作業をしているとします。

データを確認して、

「この数字を別のシートにコピーして……」
「条件に当てはまるデータだけを集計して……」
「集計が終わったら担当者にメールして……」

といった作業を毎回手作業で行っていると、意外と時間がかかります。

こうした決められたルールに沿って繰り返し行う作業を自動化できることが、GASの大きな魅力です。

また、GASはWebブラウザ上でコードを作成・実行できるため、専用の開発環境をPCに構築しなくても始めることができます。

「業務を自動化してみたいけど、プログラミングは難しそう……」

という方にとって、業務自動化に取り組む際の選択肢のひとつといえるでしょう。

では、GASを使うと具体的にどのようなことができるのでしょうか。

代表的なものを見てみましょう。

たとえば、

「Googleフォームに回答があったら担当者へメールを送る」
「毎朝決まった時間にスプレッドシートのデータを集計する」
「スプレッドシートの情報をもとにメールを作成する」

といった処理も考えられます。

Google公式でも、GoogleスプレッドシートのデータとGmailを利用したメール送信の自動化など、さまざまなサンプルが公開されています。*2

「人が毎回同じ手順で行っている作業」があれば、GASを使って効率化できないか考えてみるとよいでしょう。

*2 出典：Google for Developers「Create a mail merge with Gmail & Google Sheets」
https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

GASには、業務自動化に活用しやすい、いくつかの特徴があります。

Googleの各種サービスと連携できる

GASの大きな特徴のひとつが、Googleが提供しているさまざまなサービスと連携できることです。

たとえば、

• Googleスプレッドシート
• Gmail
• Googleカレンダー
• Googleドライブ
• Googleドキュメント
• Googleフォーム

などです。

「スプレッドシートだけを操作する」のではなく、複数のGoogleサービスを組み合わせた処理を作成することもできます。

Webブラウザ上で開発できる

GASはWebブラウザ上のスクリプトエディタを使ってプログラムを作成できます。

そのため、専用の開発ソフトをPCへインストールしなくても始められます。

GoogleアカウントとWebブラウザがあれば比較的始めやすいことも、GASの特徴といえるでしょう。

JavaScriptの知識を活かせる

GASはJavaScriptをベースとしています。

そのため、JavaScriptを学んだ経験がある方であれば、その知識をGASでも活かすことができます。

もちろん、JavaScriptを知らなければGASを利用できないわけではありません。

この記事の後半でも簡単なコードを実際に動かしてみますので、プログラミング初心者の方もまずは簡単な処理から試してみるとよいでしょう。

トリガーを使って処理を自動実行できる

GASでは「トリガー」を設定することで、特定のタイミングでスクリプトを実行できます。

たとえば、

「毎日決まった時間に実行する」
「スプレッドシートを開いたときに実行する」
「フォームが送信されたら実行する」

といった処理が可能です。

ただプログラムを作るだけではなく、決められたタイミングで自動的に処理を動かせることが、業務効率化において大きなポイントになります。

先ほどご紹介したように、GASはGoogleのさまざまなサービスと連携できます。

ここでは、代表的なサービスをもう少し具体的に見てみましょう。

Googleスプレッドシート

GASの活用先としてイメージしやすいのが、Googleスプレッドシートです。

セルの値を取得・入力したり、データを集計したり、新しいシートを作成したりといった処理を自動化できます。

Gmail

Gmailと連携することで、メールに関する処理を自動化できます。

たとえば、スプレッドシートに登録されている情報をもとにメールを作成・送信するといった活用方法があります。

Googleフォーム

Googleフォームへの回答をきっかけとして、別の処理を実行することもできます。

アンケートや申請フォームなどをGoogleフォームで作成している場合には、回答後の処理を効率化できる可能性があります。

Googleカレンダー

Googleカレンダーの予定を取得したり、新しい予定を登録したりする処理も作成できます。

スプレッドシートで管理している情報をもとに予定を作成するといった活用も考えられます。

Googleドライブ・Googleドキュメント

Googleドライブ上のファイルやフォルダを操作したり、Googleドキュメントを作成したりすることもできます。

定型的な文書を繰り返し作成している場合などには、業務効率化につながる可能性があります。

外部サービス

GASはGoogleのサービスだけではなく、外部サービスが提供するAPIなどを利用して連携することもできます。

ただし、Googleサービスと同じように簡単に利用できるとは限りません。

外部サービスによっては、APIキーの取得や認証、APIの仕様に沿ったプログラムの作成などが必要です。

そのため、

「GASと連携できる＝設定なしですぐ利用できる」

というわけではない点には注意しましょう。

ここまでGASの特徴をご紹介しました。

では、実際に業務でGASを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

定型業務を自動化できる

大きなメリットは、日常的に繰り返している作業を自動化できることです。

毎日10分かかっている作業でも、1か月、1年と積み重なると大きな時間の節約になります。

GASによって自動化できれば、人がより重要な業務に時間を使えるようになります。

また、手作業による入力ミスや転記ミスを減らすことにもつながるでしょう。

Google Workspaceをより便利に活用できる

すでにGoogleスプレッドシートやGmailなどを業務で利用している企業であれば、既存の業務にGASを取り入れられる可能性があります。

新しいツールを導入するのではなく、普段利用しているGoogleサービスを活用して業務を効率化できることもメリットです。

専用の開発環境を用意しなくても始められる

一般的なプログラミングでは、PCに開発環境を構築してからプログラムを作成することがあります。

GASはWebブラウザ上のエディタからプログラムを作成・実行できます。

「まずは簡単な業務自動化から試してみたい」

という場合にも取り組みやすいでしょう。

便利なGASですが、何でも自由に自動化できるわけではありません。

業務で利用する場合には、注意しておきたいポイントがあります。

プログラミングの知識が必要になる

GASは比較的始めやすいとはいえ、複雑な処理を作成するためにはプログラミングの知識が必要です。

特にエラーが発生した場合には、

「どこでエラーが発生しているのか」
「なぜ期待した結果にならないのか」

を自分で確認する必要があります。

最初から複雑なプログラムを作ろうとせず、簡単な処理から少しずつ学んでいくとよいでしょう。

実行時間や利用回数などに上限がある

GASには、スクリプトの実行時間や各Googleサービスの利用量などに上限（Quota）が設定されています。*3

そのため、大量のデータを処理したり、大量のメールを送信したりする用途では注意が必要です。

上限はアカウントの種類などによって異なるほか、変更される場合もあります。
業務で本格的に利用する場合は、Google公式の最新情報を確認しましょう。

*3 出典：Google for Developers「Quotas for Google Services」
https://developers.google.com/apps-script/guides/services/quotas

権限やセキュリティに注意する必要がある

GASからGmailやGoogleドライブなどのデータへアクセスする場合、スクリプトに必要な権限を付与することがあります。

そのため、インターネット上で見つけたプログラムを内容が分からないままコピーし、そのまま実行することは避けましょう。

特に業務で利用する場合は、

「どのデータへアクセスするプログラムなのか」
「外部へデータを送信していないか」
「どのアカウントの権限で実行されるのか」

などを確認することが重要です。

ここからは、GASを実際の業務でどのように活用できるのか、いくつか例をご紹介します。

スプレッドシートの集計を自動化する

毎日・毎週行っているデータの集計や転記などを自動化します。

フォームへの回答を自動処理する

Googleフォームへの回答があった際に、回答内容を整理したり、担当者へ通知したりします。

定型メールを自動送信する

スプレッドシートなどに登録されている情報をもとに、Gmailからメールを送信します。

定期的な作業を自動実行する

トリガーを利用して、毎日・毎週など決められたタイミングで処理を実行します。

情シス業務を効率化する

情シスであれば、

• 管理台帳の更新
• アカウント情報の整理
• 各種申請の処理
• 定期的な通知
• データの集計

など、日常業務の一部を効率化できる可能性があります。

ただし、個人情報や機密情報などを扱う場合には、セキュリティやアクセス権限について十分に確認したうえで利用しましょう。

ここまで読んで、

「GASでできることは何となく分かったけど、実際にはどうやって使うの？」

と思った方もいるのではないでしょうか。

ここからは実際にGASを使って、プログラミングでおなじみの、

「Hello World!」

を表示してみましょう。

今回は、

1. メッセージとして表示する
2. 実行ログへ出力する
3. Googleスプレッドシートへ出力する

という3つの方法を試してみます。

なお、Google Apps Scriptを利用するにはGoogleアカウントが必要です。
Googleアカウントをお持ちでない場合は、事前に作成しておきましょう。

＜Googleアカウントの作成方法はこちら＞
https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=ja

Googleスプレッドシートを作成する

まずはGoogleスプレッドシートを開き、新しいスプレッドシートを作成します。

今回は、このスプレッドシートからGoogle Apps Scriptを起動してみましょう。

Apps Scriptを開く

Googleスプレッドシート上部のメニューから、「拡張機能」→「Apps Script」を選択します。

Apps Scriptのエディタが表示されたら、プログラムを記述する準備は完了です。

「Hello World!」を表示してみる

Apps Scriptのエディタを開いたら、実際にプログラムを書いてみましょう。

まずは、画面に「Hello World!」というメッセージを表示してみます。

エディタに、以下のコードを入力します。

▼Apps Scriptエディタに上記コードを入力した画面

コードを入力したら、保存ボタンを押すか、ショートカット（「Ctrl ＋ S」）を押してファイルを保存してください。

続いて、画面上部で実行する関数として「myFunction」が選択されていることを確認し、「実行」をクリックします。

初めてスクリプトを実行する場合は、Googleアカウントへのアクセス許可を求められることがあります。

表示された内容を確認し、必要な権限を許可してください。

正常に実行されると、Googleスプレッドシート上に「Hello World!」と表示されたダイアログが現れます。

Apps Scriptのエディタ上ではなく、もとのGoogleスプレッドシートに表示されるため、スプレッドシートのタブに戻って確認しましょう。

「OK」をクリックします。

Apps Scriptエディタに戻り、画面下部の「実行ログ」に「実行完了」と表示されていることを確認します。

これで、最初のGASプログラムを実行することができました。

「コードを書く → 実行する → 結果を確認する」という流れは、今後GASを利用するうえでも基本となるため、覚えておきましょう。

実行ログへ「Hello World!」を出力する

続いて、「Hello World!」という文字を実行ログへ出力してみましょう。

実行ログは、プログラムが正しく動いているか確認したり、処理途中の値を確認したりするときに役立ちます。

先ほどのコードを、以下のように変更します。

▼Apps Scriptエディタに上記コードを入力した画面

コードを変更したら、もう一度「保存 → 実行」の順にクリックします。

実行後、画面下部の「実行ログ」を確認してみましょう。

「Hello World!」と表示されていれば成功です。

実行ログへの出力は、

「この処理はきちんと実行されているのかな？」
「この変数にはどのような値が入っているのかな？」

といったことを確認するときにも利用できます。

GASでプログラムを作成する際、エラーの原因を調べるときにも役立つため、覚えておくとよいでしょう。

Googleスプレッドシートへ「Hello World!」を出力する

最後に、GASからGoogleスプレッドシートを操作してみましょう。

今回は、スプレッドシートのセルに「Hello World!」と入力してみます。

以下のコードを入力します。

▼Apps Scriptエディタに上記コードを入力した画面

ここで行っている処理はシンプルです。

SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet()で現在開いているスプレッドシートのアクティブなシートを取得し、

によって、A1セルへ「Hello World!」という文字を入力しています。

コードを入力したら、「保存 → 実行」をクリックします。

実行後、Googleスプレッドシートへ戻ってみましょう。

A1セルに、

Hello World!

と入力されていれば成功です。

これで、GASからGoogleスプレッドシートを操作することができました。

今回は文字を1つ入力しただけですが、同じ仕組みを応用すると、

• 複数のセルからデータを取得する
• データを別のシートへ転記する
• 条件に応じてデータを処理する
• 集計結果を自動的に入力する

といった処理もできるようになります。

「Hello World!」からスタートして、少しずつできることを増やしていきましょう。

個人でちょっとした作業を自動化する場合と、会社の業務としてGASを利用する場合では、考えておきたいことが少し異なります。

特に注意したいのが、「作った本人しか分からないGAS」にしないことです。

たとえば、ある担当者が自分のGoogleアカウントでGASを作成し、

「毎朝、自動的にデータを集計する」

という仕組みを作ったとします。

とても便利ですが、その担当者が異動・退職した場合はどうでしょうか。

「このGASは誰が管理しているの？」
「止まったけど、どうやって直すの？」
「どのアカウントの権限で動いているの？」

という問題が発生する可能性があります。

そのため、業務でGASを利用する場合には、

• GASの目的や処理内容を記録する
• 管理者を明確にする
• 異動・退職時に引き継げるようにする
• 使用しているトリガーを把握する
• 必要以上の権限を付与しない
• 外部サービスへ送信するデータを確認する
• 不要になったGASを放置しない

といった運用も考えておくことが大切です。

GASは便利なツールですが、「動けばOK」ではなく、誰がどのように管理するのかまで考えることで、業務でも安心して活用しやすくなるでしょう。

今回は、Google Apps Script（GAS）の特徴やできること、基本的な使い方についてご紹介しました。

GASを利用すると、GoogleスプレッドシートやGmail、GoogleカレンダーなどのGoogleサービスを連携させ、さまざまな業務を自動化できます。

特に、

「毎日同じデータを入力している」
「スプレッドシートの集計に時間がかかっている」
「定期的に同じメールを送っている」

といった定型業務がある場合は、GASによって効率化できないか考えてみるとよいでしょう。

一方、企業でGASを利用する場合には、実行権限やセキュリティ、管理方法などについても考える必要があります。

まずは今回ご紹介した「Hello World!」のような簡単なプログラムから実際にGASを動かし、少しずつできることを増やしてみてはいかがでしょうか。

GASを使うこと自体を目的にするのではなく、日々繰り返している作業を減らし、本来取り組むべき業務に時間を使えるようにすることが大切です。

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※この記事は、更新時点の情報をもとに作成しています。