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【最新版】チャットツールおすすめ3選!製品の基本から選び方まで徹底解説

テレワークの普及などを背景に、企業導入が進むチャットツール。
ビジネスコミュニケーションの活発化が期待できる点が注目されています。

トップから導入検討のミッションが出ている・・・
あるいはすでに社内から具体的なツールの使用申請がきている・・・
という情報システム部の方もいるのではないでしょうか?

でも実際導入するとなると「多すぎて選べない…」「そもそもメールと比べて、メリットがわからない…」という感想が正直なところではないでしょうか。

業務の効率性が求められる昨今では、スピード感のある、かつ密なコミュニケーションがとれるチャットツールが最適です。

本記事では、「自社に見合ったチャットツールがわからない」という方に、これだ!という製品を見つけてもらうために、チャットツールの選定ポイントと3大チャットツールについてご紹介します。

目次[非表示]

  1. 1.チャットツールとは
  2. 2.チャットツールとメールの違い
  3. 3.チャットツールはどうやって選ぶ?
  4. 4.チャットツール主要3製品
  5. 5.まとめ


チャットツールとは

チャットツール(本記事では、いわゆるビジネスチャットツールをチャットツールと呼びます)とは、ビジネスライクなスピード感と気軽さをもって、社員同士の連携を活発化させるコミュニケーションツールです。

基本的には、以下の機能が搭載されており、ユーザ同士を密につなぐことを目的として活用されています。

・1対1のチャット
・1対複数のグループチャット
・チャット内容の検索
・ファイルの共有・保存
・音声/ビデオ通話

とくにテレワーカーとのコミュニケーション確保手段として導入されることが多く、テレワークを導入した企業のうち、実に88.6%がチャットおよびビデオ会議システムの導入によって、テレワーク推進によるコミュニケーションリスクの改善を図ろうとしています。

参考:(2018年時点:総務省『テレワークの動向と課題について』https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000048.html


チャットツールとメールの違い

チャットツールとメールとの違いをよく理解できずに、導入を断念する、あるいは導入しても活用しきれないといったケースがあります。

チャットツールを導入するうえでは、メールとチャットツールにある、大きな2つの『効率性』の違いを理解することが大切です。

『プロジェクト管理』における効率性の違い
多くのチャットツールには、『チャンネル』と呼ばれる専用ワークスペースの概念があります。
ユーザは、プロジェクトやテーマ単位で作成されたチャンネル内にて情報共有できるため、
複数のプロジェクトが平行して進むときでも、それぞれの状況を正確に把握可能です。

チャンネルごとに、あとから参加したメンバーであってもメッセージを簡単にさかのぼれるので、何千・何万通ものメールをさかのぼったり、わざわざ検索にかけて一つ一つメッセージを開いたりしなくても、業務状況を理解できるのがチャットツールのメリットです。

あるいは、招待した人だけが確認できる限定的なチャンネルも作成できるので、社内での情報漏えいの心配もありません。

『メッセージ』における効率性の違い
チャットツールでは、絵文字が利用できます。

「お疲れ様です」「お世話になっております」のような書き出しで始まることの多い、厳格にルール化されたメールよりも、絵文字ひとつで内容確認の旨などを伝えられるため、メッセージにかける時間も短縮可能です。

また、プッシュ通知が備わっているものも多く、メールよりも気づきやすいため、即効性をもってメッセージをやり取りできる利点もあります。


チャットツールはどうやって選ぶ?

チャットツールの選び方として、以下の4点がポイントとなります。
●市場シェア率
●セキュリティ
●外部サービスとのAPI連携
●コスト

●市場シェア率
チャットツールは、もちろん社外ユーザーとのやり取りでも利用可能です。
たとえば取引先が該当ツールを利用していなくても、ゲストアカウントで一時的に利用できるツールもあります。

ただし双方が普段から利用しているチャットツールが同じであれば、操作感なども馴染みがあるためストレスフリーにやり取りを始められます。

この会社とはAのツール、こっちの会社とはBのツール、というように管理が煩雑化することを防ぐためにも、チャットツールを導入する場合は、ツールの市場シェアの高さが指標の一つになります。

また、情報システム部としてはあまり好ましくない状態かもしれませんが、多くのチャットツールは無料版も出ているので、社内でもすでに非公式に使っているユーザーがいるかもしれません。
社内の利用状況確認という観点からも、社内でチャットツールとして導入したい具体的なツールとその理由についてアンケートを実施するのもよいでしょう。

●セキュリティ
チャットツールは、簡単に導入できる一方で、セキュリティ性も重視されます。
より高度なセキュリティは専門ツールを活用すべきですが、チャットツール自体にも最低限のセキュリティは必要不可欠でしょう。
IPアドレスの制限や端末認証などがあると、より安心です。

また、その気軽さゆえに、機密事項を簡単に送ってしまったり、なんらかのハラスメントも発生しやすかったりします。

その場合、ログを残しておくことが重要ですが、基本的に数日はログを残せるものの、アーカイブはできないものがほとんどです。

バックアップツールを用いて適切にバックアップし、万が一の際のデータ保護を徹底しておきましょう。

●外部サービスとのAPI連携
多様な働き方ができる昨今では、チャットツールもただコミュニケーションが取れるだけでなく、さまざまな付加機能があるかどうかが重要視されます。

ファイル共有機能や勤怠管理機能など、より業務効率化を図れる機能があるかどうかはチェックすべきです。

もちろん、ツール自体に機能はなくとも、外部サービスと連携がとれれば問題ありません。

●コスト
チャットツールは、基本的にユーザIDの数によって、月額課金で料金が発生します。
業務委託なども含め、だれが、どのくらいの期間利用するのかを計算し、正確なコストで算出しましょう。

中には、○○人以下なら月額固定プランなどを展開しているベンダーもあります。
割引やセール情報も見比べておくとよいでしょう。


チャットツール主要3製品

ここで、ビジネスチャットとして主要な3製品をご紹介します。

Microsoft Teams
Teamsの利点としては、なんといってもOffice製品との連携に優れている点でしょう。
OutlookやSharePointなどとの連携がスムーズで、大企業を中心に導入が進んでいます。

また、Microsoft 365(旧Office 365)のライセンスに含まれているため、すでに契約済みの場合、ライセンスを追加購入する必要もありません。

2022年5月時点で37か国語に対応しており、多くの外国人を雇用する企業や、海外との取引を展開している企業にはうってつけのチャットツールです。

Chatwork
シンプルなUIから、国内人気が高いのがChatworkです。
あくまでも導入のしやすさをメインとし、ランニングコストも抑えめに設定してあります。

また、優れたタスク管理性も魅力のひとつです。
「完了/未完了」、さらには「本日/一週間以内/期限なし」など、細かくタスクの状況を分類することができ、だれがどのような業務を行っているかが一目でわかります。
また、タスクが完了するとグループ全体に通知が送られるため、社内やクライアントに進捗状況をわざわざ報告する必要もありません。

自分だけが確認できるチャットで、メモとしても活用できるため、より効率よくタスク管理したい場合には、最適なツールでしょう。

Slack
チャットツールという分類だけで見れば、世界シェアNo.1なのがSlackです。(実質シェアNo.1は、Microsoft 365のサービスに含まれるMicrosoft Teams)

外部サービスとの連携に優れており、拡張性が高いことがSlackの大きな特徴です。
たとえば、顧客管理系SaaSであるSalesforceと連携し、顧客のアカウント情報を気軽に共有できたり、ストレージサービスを展開するDropboxと連携して、ファイルのアップロードやダウンロードをより効率化させたりすることもできます。

ただし、その拡張性ゆえに、それぞれの機能をただしく理解していないと、使いこなせず終わってしまう可能性もあります。

結果的に、「シンプルなチャット機能を持つツールを導入したほうがコストを抑えられた…」とならないように、必要な機能との連携の仕方などを事前に把握しておくとよいでしょう。
逆に、それができれば強力な味方となってくれるチャットツールでもあります。

※Slackについて詳しくはこちら
※ChatworkとSlackの詳しい比較はこちら

まとめ

テレワークが推進される中で普及が進むチャットツールには、メールとは一味違った、スピード感ある密なコミュニケーションや、タスク管理の効率化といったメリットがあります。

一方で、その気軽さゆえに、業務とは関係ない、あるいはセキュリティ意識の低いやり取りも発生しやすく、その詳細を即座には把握しづらいといった点が課題として挙がります。

使いやすさはもちろん、セキュリティの観点などもしっかりチェックしながら、製品を検討しましょう。
今回挙げた主要3製品は、いずれも無料プランもあるため、まずは触ってみるのも一つの手です。


ISFNETではチャットサービス Slackの導入から運用までご支援しています。Slackにご興味のある方はお気軽に弊社までお問い合わせください。


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※この記事は、公開時点の情報をもとに作成しています。


アンドレ
アンドレ
情シス担当兼ライター。嫌いな言葉は「インシデント」。好きなアーティストはビートルズ。夏だけサーフィンをするエセサーファーです。少しでもお客様のお役に立てるような、良質な情報を発信していきます。

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