『Teamsをもっと有効活用して生産性上げたいんだよなぁ...』
『社員が全然使いこなせてないんだよ...かといって自分もそんなに詳しく無い・・・』

急速に普及したリモートワークでは、業務の効率化と労働生産性の向上を目指す上で、リモートワークに適したコミュニケーションツールが必要です。
そしてMicrosoft 365を導入している企業であれば、Teamsをコミュニケーションツールとして利用しているでしょう。

しかし、「会社全体でちゃんと使いこなせているのか？」
について自信が無く、冒頭のようなお悩みを抱えている情報システム部門の担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんな皆さまのために、今回はTeamsでできることや特徴を紹介していきます。
記事を読み、Teamsを使い倒していきましょう。

Teamsとは

Teamsとは、Microsoft社が2017年3月にサービスを開始したビジネスコミュニケーションツールです。
その後、機能追加、強化などのバージョンアップを行い、現在のバージョンに進化してきました。

2022年現在はMicrosoft 365 が提供しているExchange Online, SharePoint Online, OneDrive, Groups などのコミュニケーションツールを統合したMicrosoft 365のサービスの一部になっています。

またTeamsはMicrosoft 365の
・Microsoft 365 Business Basic（旧Office 365 Business Essentials）
・Microsoft 365 Business Standard（旧Office 365 Business Premium）
・Office 365 E1
・Office 365 E3
といったプランに標準装備されており、これらのプランを利用している場合、別途での導入コストはかかりません。

※Microsoft 365について詳しくはこちら

Teamsでできること

Teamsは総合的なコミュニケーションツールですが、できることをまとめると以下の5点になります。

▼チャット
▼ビデオ会議
▼ファイル共有
▼社内ナレッジ蓄積
▼メモのリアルタイム共有

▼チャット
まず一点目は、何といってもチャット機能です。
ここ数年で社内でのコミュニケーションがメールからチャットに変わったという会社も多いのではないでしょうか。

Teamsのチャット機能は、「チーム＝親」と「チャネル＝子」という階層構造でチャットチームを構成できるのが特徴です。

＊チーム=親
　たとえば「○○販促チーム」のようなプロジェクト内で情報共有をするグループを作る
　ことができ、任意に選択した社内外関係者をチームに招待することが可能です。
　この設定により、部門をまたいだ連携やパートナー企業との連携をメールよりも容易に
　行うことができます。
　また、社内の部外者に対してやり取りを公開するか非公開設定にするかを自由に
　決めることができます。

＊チャネル=子
　たとえば「○○販促チーム」の中でもプロジェクトタスクを細分化し、そのタスクごとに
　情報共有を行うグループを作ることができます。
　キャンペーン企画、集客、見込み顧客フォロー、キャンペーン計画進捗管理など
　タスクごとに細かく分割した情報共有のグループを設定することで
　チーム作業の効率化や意思決定の迅速化が可能になります。

また、過去のチャット履歴が保存されるため、途中からチームに参加したメンバーもチーム活動の全体像を容易に把握できます。
さらに「いいねボタン」などの機能もあり、SNSのようなアットホームなコミュニケーションの場にしていくことも可能です。

▼Web会議
二点目は、Web会議機能です。
コロナウィルス以降急速にテレワーク化が進み、社内、社外問わずに打合せのWeb会議化が進んできています。

色々なWeb会議ツールがありますが、Teamsの特徴としては以下の3点です。
・Microsoft 365アプリとのスムーズな連携
・様々な端末での利用
・多人数の同時接続

・Microsoft 365アプリとのスムーズな連携
　Teamsでは、チャットからスムーズにWeb会議へ移ることができます。
　たとえば、プロジェクトで利用する資料を作成する場合、チャットでのやり取り後、
　そのままの流れで複数名でWeb会議を繋ぎ、資料についてのディスカッションを行う
　ようなことが可能です。
　また、その資料がExcelやPowerpointなどのOfficeアプリケーションの場合
　Web会議で会話しながら、複数名で同時編集していくようなこともできます。

　このようにMicrosoft 365のアプリケーションとのスムーズな連携が可能であるため
　業務の効率化に繋げていくことが理想的な使い方になるでしょう。　

・様々な端末での利用
　TeamsはWindows、Mac、iOS、Android、LinuxなどOSの異なるPCやスマホなど
　様々な種類の端末で利用できます。
　これにより、外出先で急遽Web会議が必要な時はスマホ、仕事場ではPCなどのように
　場所によって端末を使い分けながら、どこでもWeb会議を行うことが可能です。

・多人数の同時接続
　TeamsのWeb会議は最大1,000名まで同時接続ができます。
　そのため、プロジェクトに関わる関係者が多数いる場合でも、人数を気にせずに
　Web会議を開催することが可能です。

▼ファイル共有
三点目は、ファイル共有を容易にできることです。
ファイル共有により、チーム単位・チャネル単位の情報共有を「いつでも」「どこでも」「すばやく」行うことが可能です。

また、チーム、チャネル単位によるOfficeアプリケーションのオンライン共同編集もTeams上でかんたんに行うことができます。

▼社内ナレッジ蓄積
四点目は、社内ナレッジの蓄積をTeams上でできることです。
Teamsには、Wikipediaの企業版と言われている「社内Wiki」の設定が可能です。

Wikipediaはインターネット上の集合知で作成された百科事典ですが、社内Wikiは社内のナレッジ情報を蓄積・共有するためのツールになります。

Teams上に社内Wikiを設定することで、以下を実現可能です。
・情報検索時間の短縮
・特定の社員しか知らない情報属人化の防止
・業務引継ぎコストの削減

有効活用することで社内の暗黙知を形式知化することができ、業務効率UPにつなげることができるでしょう。

▼メモのリアルタイム共有
Microsoft 365のOneNoteというアプリケーションを利用することでメモを有効活用することができます。

たとえば、Web会議中にぱっとひらめいたアイディアなどをその場でメモ書きし、打合せ終了後にメモを整理した資料をチームやチャネルで共有できます。
また、OneNoteで作成した打合せの議事録をTeams内でリアルタイム共有することなども可能です。

このように、Teamsは、チーム作業におけるコミュニケーションに特化しており、ビジネス上のさまざまなやり取りをTeams上で完結できるアプリケーションです。
少人数でも多人数でも上手く活用することで、業務効率が上がり、組織としての生産性UPにつなげることができるでしょう。

他のコミュニケーションツールとの違い

世の中には、コミュニケーションツールがいくつもリリースされております。
では、Teamsが他のコミュニケーションツールよりも優れている点はどこでしょうか？

以下の四点が特に優れていると言えます。
＊コスト
＊統合型コミュニケーションプラットフォーム
＊他社製品との連携
＊ゲスト招待

＊コスト
一点目は、コスト面です。
TeamsはMicrosoft 365の標準アプリケーションとなるため、Microsoft 365さえ利用していれば、追加コストをかけずに利用できます。

他のアプリケーションであれば、無料利用の範囲を超えた場合、追加で月額費用を支払って利用することとなるため、大きなアドバンテージと言えるでしょう。

＊統合型コミュニケーションプラットフォーム
二点目は、あらゆるコミュニケーションツールが一体型となっている点です。
チャット、Web会議、ファイル共有などのツールを単一のプラットフォームで実施できるため、ツール切り替えのストレスがない円滑なデジタルコミュニケーションを行うことができます。

たとえば、「チャットはSlack、Web会議はZOOM」など複数のツールを利用している場合、それぞれのツール自体は非常に使い勝手が良く便利であっても、アプリケーションの切り替えの手間はどうしてもかかってきてしまいます。
そのためTeamsがチャットやWeb会議ツールも含んだ一体型のプラットフォームとなっているメリットは大きいでしょう。

※Slackについて詳しくはこちら

＊他社製品との連携
三点目は、他社製コミュニケーションツールともスムーズに連携できる点です。

すでに他社製ツールを導入している場合でも、それをTeamsのワークスペース上に展開すれば、そのまま継続利用できます。
使い慣れている他社製ツールをTeamsに機能追加し、チーム作業を1カ所に集約できれば、チーム作業の効率化と労働生産性の向上を図れます。

二点目と矛盾してそうですが、使い慣れている他社コミュニケーションツールもスムーズに使えるという点で、更に統合型コミュニケーションプラットフォームとしてのパワーが増大するため、鬼に金棒となる訳です。

＊ゲスト招待
四点目は、Teamsを利用していないユーザーのゲスト招待ができるという点です。

ゲスト招待を行うことで、社内のコミュニケーションはTeams、社外はメールといったコミュニケーションツールの切り替えをすることなく、どちらもTeamsでコミュニケーションをとることが可能となります。

これにより、ツール切り替えの手間が減るだけではなく、ビジネスメールの形式ばったコミュニケーションではなく、もっとフランクなコミュニケーションをとることができる、後からプロジェクトに参加したメンバーも過去履歴を簡単に追うことができるといったメリットがあります。

また、チャットの多言語翻訳機能を利用することで、もし仮に海外のパートナーであっても、関係者全員とのスムーズな会話が可能です。
通訳者や通訳ソフトに頼らなくてもリアルタイムで会話できるので、容易に意思疎通ができ、チームの意思決定を迅速化できるでしょう。

Teamsのセキュリティ

Teamsは社外関係者も利用可能なオープンな空間なため、セキュリティ面の不安が避けられません。
しかし、この不安はTeams独自のセキュリティ対策と、Microsoft 365と連携したセキュリティ対策の両面で払拭可能です。

▼Teams独自のセキュリティ対策

▽外部アクセス制御
外部アクセス制御は、チームやチャネルに招待した社外関係者とビデオ会議、チャットなどシンプルなコミュニケーションする際のセキュリティ対策です。
Teamsの「外部アクセス機能(セキュリティフィルター)」を使って社外関係者とコミュニケーションをすることで、社外関係者とのセキュアなコミュニケーションを可能にしています。

▽ゲストアクセス制御
ゲストアクセス制御は、外部アクセスよりもっと緻密なコミュニケーションが必要な社外関係者に対するセキュリティ対策です。
チームやチャネルに招待した社外関係者のセキュリティレベルを審査した上で、「アクセス権」を付与します。
これにより社外関係者とのセキュアなファイル共有、ファイルのオンライン共同編集などが可能になります。

▼Microsoft 365と連携したセキュリティ対策

Microsoft 365はEMS（Enterprise Mobility & Security）をはじめとするさまざまなセキュリティ対策機能により、セキュリティの高度化と労働生産性向上の両立が可能な仕組みになっています。
TeamsもMicrosoft 365と連携することで、社外関係者とのセキュアで生産性の高いコミュニケーションが可能です。

たとえば、Azure ADの条件付きアクセスを利用し、社外関係者の「誰が」「どこから」「どの端末から」「どのコミュニケーションツールから」などのアクセス条件を設定することで、社外関係者のアクセスを悪用した第三者によるマルウェア侵入、自社情報の漏えいなどを未然に防ぐことができます。

まとめ

Teamsは利便性が高いビジネスコミュニケーションツールです。
しかし、機能面の多さや幅の広さから、使いこなせていない企業や人も多くいらっしゃることでしょう。

そんなTeamsの最大の特徴は、統合型コミュニケーションツールだということです。
チャットやWeb会議、資料のリアルタイム共有など、現在仕事をする上で無くてはならないアプリケーションを同じプラットフォーム上で、利用できます。
これにより、アプリケーションの切り替えを行う手間を無くし、ストレスフリーに業務を行うことが可能となります。

また、他社アプリケーションとの連携面や通訳機能などの機能面が充実しており、幅広いニーズに応えることができます。
さらに、セキュリティ面も非常に強固なため、安心して使うことができます。

ぜひTeamsを使い倒して、Web上でのコミュニケーション強者になってください！
もっと詳しい使い方を知りたい、管理者向け、利用者向けのトレーニングを行って欲しいという方はこちらまでお気軽にお問い合わせ下さい。

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