『Microsoft 365って実際のところ何が良いの？』
『いろいろなグループウェアがある中で、Microsoft 365が選ばれている理由は？』
このような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか？

その理由は、今流行りの「働き方改革」や「DX(デジタルトランスフォーメーション)」「デジタルワークプレイス」の推進ツールとして活用できることが大きいでしょう。

今回は、そんなMicrosoft 365の機能や他社サービスとの比較をもとに選ばれる理由をご紹介していきます。

Microsoft 365とは？

Microsoft 365やOffice 365（以下、Microsoft 365に統一）は、ExcelなどのOfficeアプリケーションやTeams、Share Pointなどの業務効率化アプリケーションを月額利用できるクラウド型のグループウェアです。

2020年4月以前は「Office 365」という商品名でサービスが展開されていたため、Office 365の方が聞きなじみのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
その後さまざまなサービスやプランが追加され、2020年4月に「Microsoft 365」という名称に変更されました。（※未だOffice 365のプランも存在します）

※Microsoft 365の特徴について詳しくはこちら

Microsoft 365が選ばれる時代背景

Microsoft 365が選ばれる理由を解説する前に、その背景を説明します。
結論としてMicrosoft 365が注目されているのは、「今の時代だから」と言えるでしょう。

その理由は、今ほど「労働生産性」や「働く場所の自由化」が日本で注目されることが無かったためです。
働く場所の自由化については、働き方改革が叫ばれていた時流に加え、世界的な新型コロナウィルスの流行も大きいでしょう。

▽労働生産性

労働生産性については、多くの学者や起業家が危惧している通り、日本は先進国の中でも非常に低い位置におります。
実際、日本企業の一人当たり労働生産性は7万8655ドルでOECD加盟38カ国中28位と集計されております。

※出展：日本生産性本部 『労働生産性の国際比較2021』より

そこで企業の労働生産性向上にMicrosoft 365をはじめとするグループウェアが注目されています。

たとえば、日本マイクロソフト社の場合、まず自社オフィス業務の労働生産性を上げるため、2002年から働き方改革に取り組みました。

取り組んだのは、あらかじめ定められた役割や業務プロセス・マニュアルに沿って仕事をする旧来のワークスタイルから、時間や場所を選ばずに社員同士で意見交換をし、意思決定を迅速に行えるワークスタイルへの転換でした。
この転換を図るためOfficeソフトとグループウェアをシームレスに連携できる労働環境整備に腐心しました。

これにより事業部や部門の垣根を超えた社員同士のコミュニケーションや意見交換が活発になり労働生産性が飛躍的に向上したと言われています。

こうした日本マイクロソフト社自身の体験と知見を反映して開発されたのがMicrosoft 365です。
目指したのは日本企業のオフィス業務における生産性向上を実現するアプリケーションの提供でした。

▽働く場所の自由化

昨今テレワークやワーケーションなど、オフィス以外での就業が当たり前になってきております。
オフィス以外での就業を社員に許可するとき、情報システム部門の皆さまが一番注意しなければならないのはセキュリティでしょう。

その考え方が根底にある中で注目を浴びているのが「デジタルワークプレイス」です。
デジタルワークプレイスとは、「インターネットにさえ繋がっていれば、いつでもどこでも会社と同じように働けるデジタルな仕事空間」のことです。

セキュリティを担保しながら、いつでもどこでも働けるデジタルワークプレイス環境の実現に向けて、Microsoft 365が大きな力を発揮するのです。

※デジタルワークプレイスについて詳しくはこちら

他社サービスとの比較

グループウェアは、Microsoft 365だけではなく、他社製品も多くあります。
では他社製品では、労働生産性の向上や、働く場所の変化に柔軟に適用できないのでしょうか。

そんなことはありません。
しかしながら、それでもMicrosoft 365が現状では他社製品と比較して抜きんでていると言えます。

人気グループウェアは互いに切磋琢磨して性能と使い勝手の向上に努めています。
特にクラウド型で提供されている製品に関しては、サービス内容を比較的自由に早く変更していくことが可能です。
他社で先行している良いサービスを少しアレンジして、類似サービスをラインナップに加えていくことは珍しくありません。

『それならなおさら、Microsoft 365にこだわらなくても良いのでは？』
と考える方もいらっしゃるでしょう。

ですが、現時点ではMicrosoft 365ほど、業務に直結しているアプリケーション同士の連携に秀でているものはありません。
たとえば、Microsoft社製のOfficeアプリケーションを業務利用していない会社はそんなに多くないでしょう。

Microsoft 365を利用すると、そのOfficeアプリケーションをクラウド上で利用でき、複数人が同時編集することも可能です。
それをTeamsでWeb会議に接続しながら行うことができたり、チャットでコミュニケーションを取りながら行うこともできるため、対面と同等かそれ以上のコミュニケーション強度をもって業務を行うことが可能です。

実は、よく比較されるGoogle Workspaceでも、スプレッドシート（Excelの互換アプリケーション）などでの共同編集やWeb会議、チャット機能があるため、同様のことが可能です。

しかしながら、Web上で共同編集したスプレッドシートを、顧客提示用にダウンロードしてExcelに落としてみると、関数がうまく反映されていなかったり、体裁が保たれていなかったりといった互換性問題が出てきます。

また、Google WorkspaceはチャットやWeb会議がそれぞれ独立したアプリケーションになっており、その点でもTeamsが一体型コミュニケーションツールの構造と比較すると使い勝手が一段落ちてしまいます。

よって、あくまで現段階ではですが、Microsoft 365が生産性向上、デジタルワークプレイスの環境構築という面で他社製品よりも優れていると言えるでしょう。

※Microsoft 365とGoogle Workspaceの詳細な比較はこちら

Microsoft 365が選ばれる理由

最後に、Microsoft 365が選ばれている理由を解説していきます。

選ばれる最大の理由は、Microsoft 365の多彩な機能やメリットにあります。
上記してきたものもありますが、改めてまとめると以下の7点が特に優れております。

※Microsoft 365の機能について詳しくはこちら

・コストの一定化
・常に最新バージョンが利用可能
・マルチ端末対応
・リアルタイムでの情報共有
・他社サービスとの連携
・高度なセキュリティ対策
・充実したデジタルワークプレイス機能

・コストの一定化
Microsoft 365はサブスクリプション型（定額料金制）なため、月額コストが定額です。
一般的に買い切り型のアプリケーションは、利用者数やアプリケーションバージョンの更新や切り替えタイミングでコストの変動が大きくなります。
サブスクリプション型は毎月のコストを一定化させることができるため、収支計画を立てやすいことがメリットとなるでしょう。

・常に最新バージョンが利用可能
Microsoft 365はクラウド型のサービスのため、アプリケーションのバージョンが自動的に最新版へアップデートされます。
それにより社員同士でアプリケーションのバージョンが異なることで引き起こる、互換性問題がでないこともメリットとなります。

・マルチ端末対応
Microsoft 365は対応OSが幅広いため、PC、タブレット、スマートフォンなどマルチ端末で「いつでもどこでも」時間や場所を選ばずスムーズに業務遂行ができます。
たとえば営業社員は、訪問先などの出先ではメールの確認くらいしかできませんでしたが、タブレットやスマートフォンを活用することで多くのアプリケーションを利用することができ、業務の効率化を図ることが可能です。

・リアルタイムでの情報共有
Microsoft 365でクラウドにアップロードしたファイルはプロジェクトチームや部門単位のグループで即共有ができ、また共同編集もできるため、最新情報をリアルタイムで共有できます。
たとえばTeamsでのWeb会議中に画面に資料を表示し、みんなでアイデアを出し合いながら、その資料を共同編集でブラッシュアップしていくことが可能です。

※Teamsについて詳しくはこちら

・他社サービスとの連携
自社ですでに他社サービスを導入していても、Microsoft 365は、多くのアプリケーションとのシームレスな連携が可能です。
たとえば、既存で利用しているスケジューラーとMicrosoft 365のOutlookの予定表は双方向で同期できるケースが多く、両者に予定を入れる手間などを省くことができます。

・高度なセキュリティ対策
Microsoft 365はEMS(セキュリティ対策と労働生産性向上を同時に実現するクラウドサービス)を標準装備しているため、高度なセキュリティ対策が可能です。
EMSで多要素認証の設定や、アクセス権限の設定もできるため、社員の業務の責任度に応じたアクセス権限を付与することが可能です。

・充実したデジタルワークプレイス機能
上述した通り、Microsoft 365はデジタルワークプレイス機能が充実しています。
メール、スケジューラ、オンラインミーティング、チャット、ファイル共有、社内ポータルサイト開設など、インターネット環境があればどの端末からもMicrosoft 365にアクセスし、社外にいても社内同様の業務遂行が可能です。

※デジタルワークプレイス環境とMicrosoft 365の関係性について詳しくはこちら

まとめ

今回、「日本の生産性問題」や「DX、デジタルワークプレイス」への注目が時代背景としてあり、Microsoft 365がそれらを解決するサービスと言えるため、多くの企業から選ばれていると解説してきました。

他社サービスと比較しても、あくまで2022年10月の現段階ですが、Microsoft 365よりも優れているサービスはないため、現時点ではグループウェアの頂点に立っていると言っても過言ではありません。

もちろん、Microsoft 365を導入しただけですべての問題が解決する訳ではありません。
特にTeamsなどのコミュニケーション用アプリケーションを全社でうまく使いこなし、いつでも、どこにいても会社内と同様の業務を遂行できる環境の整備が必須です。

そこで重要な役割を担うのが情報システム部門の皆さまです。
会社全体でコミュニケーションを活性化させるための要件定義や、実際の運用時に考えられるリスクや課題を鑑みた上での運用設計が、デジタルワークプレイス環境を成功に導くカギとなるためです。

もし社内だけでは難しい場合、Microsoft 365の導入ベンダーへ相談されてみてはいかがでしょうか。

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