テレワークの普及にともない、社内やチーム内における情報共有に課題を抱えている企業が多いのではないでしょうか。
そんなテレワーク時代の課題を解決するツールが、Microsoft 365 や Google Workspace などのグループウェアです。

グループウェアはテレワークにさまざまなメリットをもたらします。
クラウド上にストレージを持ち、社内スタッフや外部の方とのファイル共有や編集、リモート会議が手軽にできるツールです。

今回は、そんなグループウェアの2大代表格である、Microsoft 365 と Google Workspace の特徴を比較してみました。

「グループウェアの導入を検討しているけれど、Microsoft 365 と Google Workspace どっちがうちの会社には適しているの？」
「既にグループウェアを導入しているけれど、他の製品に変えた方がいいのかな？」

など疑問を感じている方が多いのではないでしょうか。
その疑問に対する回答は、「会社の置かれている状況によって、選ぶべき製品は変わる」です。

たとえば、Microsoftの製品を会社で多く利用している場合なら、Microsoft 365を選んだ方がお得になる可能性が高いです。
逆にGoogleのアプリケーションをプライベートで利用している従業員が多い場合、Google Workspaceを選んだ方が従業員満足度の上がる可能性は高いです。

今回、Microsoft365とGoogle Workspaceを徹底比較し、貴社が選ぶべき製品を解説していきます。
グループウェアの選定やリプレイスをご検討中のIT担当者の方は、参考にしてみてください。

グループウェアとは

グループウェアとは社内での情報共有やコミュニケーション活性化を目的としたツールです。
メールやチャットなど、コミュニケーションのためのツールに加え、スケジュール管理、タスク管理など、業務をスムーズに行うためのツールがまとまっています。

そんなグループウェアですが、テレワークの普及にともない、更に注目されるようになりました。
グループウェアを導入することにより、社内だけでなく社外の方とも共有可能なクラウドストレージが手に入り、ファイルの共同編集も可能となります。

ファイルをわざわざメールに添付して送る必要が無くなり、さらにチャットやリモート会議システムを活用することで、リアルタイムでの情報共有ができます。
これらはさまざまな場所で業務を行うテレワークの際、非常に便利です。

また、文書作成や関数を利用した表計算、プレゼンテーションのためのスライドを作成するツールも含まれているため、日常業務のほぼすべてをグループウェアでカバーできます。

Microsoft 365 と Google Workspace の概要

そんなグループウェアとして幅広く普及している2大製品が、Microsoft 365 と Google Workspaceです。
まずは両製品の概要から説明します。

1. Microsoft 365 の概要
Microsoft 365 は、Microsoft社が提供するグループウェアです。

Word、Excel、PowerPoint といった代表的なOfficeアプリケーションに加え、Teams（チャットやWeb会議アプリケーション）を代表する、業務効率化アプリケーションが内包されています。

詳しくはこちら：「Microsoft 365とは？サービス内容やプラン概要を解説！」

2. Google Workspace の概要
Google Workspace は、Google社が提供するグループウェアです。
2020年10月に「G Suite」から「Google Workspace」に名称変更され、料金体系などが変更となりました。

Gmail（メール）、Google カレンダー（スケジュール管理）に代表されるアプリケーションに加え、スプレッドシートなどのWeb上で利用できるOfficeアプリケーションが含まれているサービスです。

アプリケーション（機能）比較

結論からいうと、Microsoft 365 と Google Workspace に含まれるアプリケーション（機能）はほぼ同じです。

Microsoft 365 と Google Workspace で使えるアプリケーションとその機能を下記の表にまとめました。

表1：Microsoft 365とGoogle Workspaceアプリケーション比較

このように実際表にして比較してみると、Microsoft 365 と Google Workspace では、提供されているアプリケーションやその利用用途はほとんど同じということが見て取れると思います。

プランと価格比較

「アプリケーション面ではほぼ同じということは分かった。じゃあ価格面はどうなの？」
という疑問がわくでしょう。

実はサービスの価格面でも、大きな差はありません。
2020年10月の名称変更以前は、Google Workspace（旧G Suite）の方が安かったため、コスト面でGoogleを選ばれるケースも多かったですが、名称変更にともなう価格の改訂で、サービス自体の費用面ではほとんど差が無くなりました。

Microsoft 365、Google Workspace 共にプランは複数あり複雑なため、それぞれのプランの価格と機能を整理したのが表2と表3です。

表2 Microsoft 365プラン

※参考URL
　■Microsoft 365
　「Microsoft 365 Business Basic、Business Standard、Business Premium」
　　　https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business
　「Microsoft 365 E3、E5、F3」
　　　https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/compare-microsoft-365-enterprise-plans

表3 Google Workspaceプラン

※参考URL
　■Google Workspace
　「Business エディション、 Enterprise エディション」
　　　https://support.google.com/a/answer/6043576?hl=ja&ref_topic=4425947

上記の表2と表3でわかる、Microsoft 365、Google Workspace の違いのひとつとして、1ユーザーあたりに付与されるストレージの容量の違いが挙げられます。

同じ価格の「Microsoft 365 Business Standard」と「Google Workspace Business Standard」（ユーザー/月相当　￥1,360）を比較すると以下となります。

【Microsoft 365 Business Standardの場合：以下の合計】
　　(1) ストレージ容量（1ユーザー当たり）：1TB
　　(2) メールボックス容量（1ユーザー当たり）：500GB

【Google Workspace Business Standardの場合】
　　ストレージ容量とメールボックス容量合わせて：2TB　

Microsoft 365はメール 500GB、ファイルストレージ 1TBとそれぞれに容量が付与されますが、Google Workspace はBusiness Standard プランだと、2TBで提供されます。

また、Google Workspace Enterprise の「Standard」プラン、「Plus」プランだとストレージ容量が必要に応じて拡張可能となります。
自社の従業員が、どのくらいのストレージを活用するのかを考えた上での選定が必要と言えるでしょう。

Microsoft 365 とGoogle Workspace 、それぞれの強み

「アプリケーションがそんなに変わらず、金額も変わらないのであればどうやって選べば良いのか・・・」と感じると思います。
 Microsoft 365 と Google Workspace はそれぞれの強みがあるので、そこを把握し、自社に適切なグループウェアを選びましょう。

Microsoft 365 の強み
→Microsoft Officeシリーズとの相性ばっちり！

Microsoft 365 の一番の強みは、同一企業が提供しているサービスのため、当然ですが過去のMicrosoft Officeシリーズ（Excel,Word,PowerPoint）との互換性があるという点です。
Microsoft社のOfficeシリーズは企業でドキュメント作成に利用される最もメジャーなアプリケーションです。

今までOfficeシリーズを利用して資料を作成してきた企業にとって、新しく導入するシステムで、問題なくそれらを利用できること（互換性があること）は重要なポイントとなるでしょう。

また、Microsoft 365 には、Officeを便利に利用できるアプリケーションも含まれています。（※注）
たとえば、Teams上にExcelで作成した資料を添付し同僚に共有し、インターネット上でExcelを同時編集することが可能です。

プロジェクトで資料を急遽作成しなければならない場合や、上長に資料をレビューする時などに効果を発揮し、効率良く業務を行えます。

インターネット上での共同作業自体は、Google Workspaceなどの他社サービスでも可能です。
しかしながら、最終的にアウトプットする資料は、マイクロソフト社のOfficeを利用するケースが多いのではないでしょうか？
その際、Excelに変換した時に関数が壊れてしまうケースや、フォントが崩れてしまうことなどもあります。

企業で最も利用されており、なじみのあるOfficeアプリケーションを業務効率化ツールとして利用できるという点は、選定における非常に大きなポイントとなるでしょう。

また、Microsoft社製Officeアプリケーションを利用しながら、Google Workspeceなどの他社グループウェアを利用したいというご要望もあると思います。
その場合、Officeアプリケーションの分だけ費用が高くなってしまうという注意点があります。

※注　Officeソフトのみをご利用頂けるMicrosoft 365のプランもあります。
※マイクロソフトOfficeの選び方はこちら

Google Workspaceの強み
→フリーのGmailを使い慣れたユーザーにとって、ノンストレス。シンプルな操作性が魅力

Google Workspace の最大の強みは、コンシューマー向けサービスとして使い慣れているアプリケーションが多いという点です。

この記事をご覧の皆さんの中にも、プライベートではGmailやGoogle Driveなどのサービスを利用しているという方が多いのではないでしょうか。
サービス自体が慣れ親しまれているため、導入時からスムーズに使いこなせることが期待できます。

また、Googleは検索サービス発祥の企業なため、Google Workspace も検索機能を活かし、サービスを横断する検索が可能です。

ファイル名が不明な場合でも、ファイルの内容までが検索対象となるため、ひとつのキーワードでさまざまな形式のファイル、あるいはメール等でも検索することができます。
こうした点は、業務の効率化を目的としたグループウェアとして、大きなアドバンテージと言えるでしょう。

Microsoft 365 と Google Workspace 、その他の違い

その他、Microsoft 365 と Google Workspace には下記のような違いがあります。

1.データセンターが“国内”か“国外”か？

データセンターとは、サービスを提供している大元のコンピューターが置いてある場所です。
Microsoft 365 と Google Workspace では、それぞれデータセンターが以下のように違います。

・Microsoft 365：国内(関東と関西)にある
・Google Workspace： 国外(全世界数カ所)にある

Google は世界各国に数か所データセンターがあるため、大きな災害や事故などによるデータ消失の可能性が、ほぼ0％に近いことがメリットです。

一方で金融機関や官公庁、一部の大企業においては、会社の重要なデータは海外ではなく、国内で管理したいというニーズが強い傾向があります。
そのため、官公庁などの組織では Microsoft365 を選択することが多くなります。

2.Google Workspace は中国での利用不可

グローバルにビジネスを展開している企業のIT担当者の方に注意いただきたいのが、中国ではGoogle Workspace が利用できないということです。

Microsoft 365 も Google Workspace もグローバル対応していて、出張などで国外にいても、
いつでも仕事の続きができて非常に便利ですが、Google自体が中国からブロックされているため、中国ではGoogle Workspace が利用できません。

そのため、中国の子会社や関連会社とグループウェアを一緒に使いたい、といった場合にはMicrosoft 365 のほうが適しています。

まとめ

今回は、Microsoft 365 と Google Workspace の機能や価格を比較し、ご紹介しました。
比較した結果をまとめると下記の通りです。

1.機能面
　Microsoft 365 と、Google Workspace はほとんど同等の機能がある。

2.それぞれの強み
　・Microsoft 365の強み：
　　　もともと利用していたOfficeシリーズで作成したドキュメントとの互換性に優れている。
　　　Officeアプリをそのまま使うことができる。
　・Google Workspaceの強み：
　　　フリーのGmailを使い慣れたユーザーにとっては、ノンストレスで導入できる。
　　　「検索」機能を活用したシンプルな操作性が魅力。

3.その他の違い
　1.データセンターの場所の違い：
　　Microsoft 365　　 ：国内(関東と関西)にある
　　Google Workspace：国外(全世界数カ所)にある
　2.Google Workspaceは中国での利用ができない

では、結局どちらが良いのか？という疑問に対する回答としては、
「ほぼ同じようなサービスを利用できるため一概に良し悪しを決めることは難しい」です。

Microsoft 365 と Google Workspaceのライセンス費用にはほとんど差がありません。
そのため、マイクロソフトのOffice製品を会社で利用している場合、Office製品のライセンス費用を考えると、Microsoft 365を選んだ方がお得になる可能性が高いです。

逆に、マイクロソフトのOffice製品が必要なく、GmailやGoogleカレンダーをプライベートで利用している従業員が多い場合、Google Workspaceを選んだ方が従業員満足度が上がるでしょう。

選定を行う場合は企業で求める要件を整理した上で、ご検討されることをおすすめします。

Microsoft365 の導入支援についてのご相談はこちらまで。

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